Содержание
Для чего используется 1С: Документооборот
Вопреки лаконичному названию, данная конфигурация 1С: Документооборот представляет собой полноценное ECM решение – систему управления корпоративным контентом. Помимо организации электронного документооборота, 1С: Документооборот позволяет эффективно планировать мероприятия и бронировать помещения, управлять бизнес-процессами, работать со встроенным почтовым клиентом, управлять проектной деятельностью, и может выступать системой хранения файлов с управлением доступом и версионированием.
Преимущества 1С: Документооборот
Внедрение системы управления корпоративным контентом 1С: Документооборот позволяет значительно сократить издержки на ведение документооборота, как внутри компании, так и с контрагентами, позволяет организовать надежное файловое хранилище с разграниченным доступом к файлам и контролем версий. За счет управления бизнес-процессами можно повысить эффективность процессного подхода в компании, уменьшить время согласования документов, оптимизировать и автоматизировать многие процессы. Соответствие стандартам и регламентам, гибкость настроек и богатый функционал делает 1С: Документооборот отличным выбором для внедрения как в небольших организациях, так и в крупных корпорациях и в гос. учреждениях.
Возможность работы через веб-браузер и мобильное приложение, а также почтовые уведомления, облегчают и ускоряют работу с документами и выполнение задач – согласование, утверждение, ознакомление, практически с любого устройства.
Возможности 1С: Документооборот
Разнообразные средства интеграции. 1С: Документооборот “из коробки” позволяет настроить обмен с многими типовыми решениями 1С. Также есть API, позволяющий получить полный доступ к данным программы из других систем. Одна из самых крутых фишек 1С: Документооборота – бесшовная интеграция с типовыми приложениями, которая позволяет настраивать сквозные бизнес-процессы, создавать документы в 1С:Документообороте на основе документов другой базы, и многое другое.
Управление мероприятиями. В 1С: Документообороте можно планировать протокольные и обычные мероприятия, как в очном формате так и онлайн-встречи. Также реализована возможность планирования времени на основании данных календарей участников, бронирование помещений.
Работа с файлами. 1С: Документооборот прекрасно справляется с ролью файлового хранилища, и позволяет гибко настроить доступы к файлам по множеству критериев. Также файловая подсистема 1С: Документооборота имеет средства шифрования и подписания электронной подписью, встроенную систему версионирования, блокирование файла при редактировании, автоматическое распознавание текстов. Помимо этого, в 1С: Документооборот реализована удобная возможность создания файлов по шаблонам.
Управление документами. Собственно, то, откуда и вырос весь 1С:Документооборот. Возможности здесь самые широкие:
- автоматическое заполнение реквизитами шаблонов файлов
- потоковое сканирование и распознавание документов
- прикрепление к одному документу нескольких файлов с разными расширениями
- загрузка документов из почты
- процессы согласования документов
- использование электронных подписей
- сортировка документов по различным критериям
- полнотекстовый поиск
- архивное хранение
Работа с любого устройства. С 1С: Документооборот можно полноценно работать в тонком клиенте либо через веб-браузер. Кроме того, существует собственное мобильное приложение, позволяющее вести рабочий календарь, согласовывать документы, работать со встроенной почтой, выполнять задачи и направлять поручения сотрудникам.
Управление процессами в 1С: Документооборот. Очень мощная функциональность создания комплексных процессов с очень сложной логикой исполнения, вложенных процессов, с возможностью создавать процессы как с классическими схемами, так и в виде таблиц этапов. Реализована ролевая маршрутизация исполнителей – т.е. можно указать не конкретного сотрудника, а роль – например “Руководитель отдела”, “Делопроизводитель”, “Кадровик” и т.д. Также существует возможность перенаправления задач другим сотрудникам, делегирования, переноса сроков. Очень хотелось бы расписать все возможности процессного управления в Документообороте, но это потянет на отдельную большую статью. Вот лишь краткий перечень возможностей:
- Интеграция с другими конфигурациями
- Уведомления о задачах и сроках, исполнение задач по почте
- Запуск процессов по событиям (триггерам)
- Шаблоны бизнес-процессов
- Фоновое выполнение задач, т.е. работа пользователя не блокируется
Управление правами и безопасность. Права доступа гибко настраиваются во всех аспектах 1С:Документооборота: на файлы, на документы, на мероприятия, на бизнес-процессы и др. Можно настроить делегирование прав и шифрование файлов. Все действия пользователей протоколируются, ведется аудит лог.
Соответствие требованиям законодательства и национальным стандартам. Тут можно разместить длинный перечень ФЗ, постановлений, приказов и ГОСТ-ов, которым соответствует 1С: Документооборот. Благодаря этому он может применяться (и успешно применяется) в государственных учреждениях.
Варианты конфигураций Документооборот
Документооборот ПРОФ. Подходит для малых и средних организаций и бюджетных учреждений. Проф версия достаточно серьезно уступает в функциональности КОРП версии, к примеру, отсутствует возможность построения иерархических процессов, эскалации задач, или потокового сканирования с распознаванием штрихкодов. Но для небольших компаний зачастую такие возможности избыточны, и Документооборот Проф способен закрыть потребности таких компаний в организации электронного документооборота, подписания документов ЭЦП, управлении процессами.
Документооборот КОРП. Мощный комбайн с огромными возможностями, отлично подходит для крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом. Проектный учет, управление мероприятиями, рабочий календарь пользователя и встроенный почтовый клиент, расширенная работа с процессами и задачами, включая комплексные процессы, делегирование, сложное согласование документов – все это, и многое другое!
Документооборот гос. учреждений – отличное решение для муниципальных и государственных учреждений со сложным документооборотом и сложной организационной структурой. По возможностям практически идентичен версии КОРП, но отличается в терминологии и начальных настройках
1С Document Manager – “экспортная” версия конфигурации Документооборот, ориентированная на следующие категории организаций: филиалы иностранных компаний в России, российские компании с большой долей иностранцев-сотрудников, а также российские предприятия с филиалами или подразделениями за рубежом. Поддерживает два языка интерфейса, и несколько вариантов их применения – полностью англоязычный интерфейс; основной язык английский, а для некоторых пользователей – русский; основной язык интерфейса русский, а для некоторых сотрудников – английский.